Krajowy System e-Faktur został uruchomiony 1 stycznia 2022 roku. Wprowadzono również fakturę ustrukturyzowaną, czyli wariant faktury elektronicznej spełniający rygorystyczne wymogi prawne. Czym jest nowa faktura elektroniczna i czym różni się od tradycyjnych dokumentów?
Co to jest faktura ustrukturyzowana XML?
Od kilku lat w polskim systemie gospodarczym stosowane są faktury elektroniczne. Najczęściej są one przesyłane w formie plików PDF. Faktura ustrukturyzowana to dokument o ustrukturyzowanym formacie XML. Schemat ten został zamieszczony na oficjalnej stronie internetowej Ministerstwa Finansów w 2021 roku. W praktyce strukturyzacja faktur od strony przedsiębiorcy nie różni się znacząco od tradycyjnego fakturowania. Zmienia się natomiast kanał komunikacji między sprzedawcą a nabywcą.
Faktury ustrukturyzowane mogą być wystawiane bezpośrednio przez platformę KSeF lub w systemie finansowo-księgowym dostosowanym do nowych wymogów. W praktyce większość przedsiębiorców wybiera tę drugą opcję. Faktury ustrukturyzowane w programie są przesyłane do systemu KSeF. Są one analizowane i sprawdzane pod kątem poprawności. Po nadaniu im numeru identyfikacyjnego mogą zostać wysłane do odbiorcy. Dokumenty te nie są przesyłane między przedsiębiorcami.
Program musi być zintegrowany z KSeF za pomocą interfejsu API, aby umożliwić podatnikowi wystawianie ustrukturyzowanych faktur w ramach systemów finansowo-księgowych. Ustawodawca powierzył zadanie aktualizacji oprogramowania producentom.
Aby wysłać kontrahentowi fakturę ustrukturyzowaną, kontrahent musi wyrazić na to zgodę. Aby ten kanał komunikacji był możliwy, odbiorca faktury musi zarejestrować się w KSeF. Jeśli odbiorca tego nie zrobi, sprzedawca prześle mu fakturę tradycyjną drogą, np. pocztą elektroniczną.
Korzyści z nowego rozwiązania
Ministerstwo Finansów otwarcie mówi o tym, że głównym celem wprowadzenia systemu KSeF było zwiększenie dokładności rozliczeń podatników oraz szybsze i skuteczniejsze wykrywanie nadużyć. Nie ulega wątpliwości, że przedsiębiorcy odniosą korzyści z otrzymywania i wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Faktury ustrukturyzowane pozwalają na pełną automatyzację księgowości. Nie jest to możliwe w przypadku tradycyjnych faktur elektronicznych. Zmiana ta ogranicza do minimum czynnik ludzki w rozliczeniach, co eliminuje ryzyko błędów i znacznie skraca czas księgowania.
Zlikwidowany zostanie obowiązek przechowywania faktur przez pięć lat. KSeF będzie je przechowywał do dziesięciu lat. Podatnik nadal będzie miał stały dostęp do swoich dokumentów. Przedsiębiorca, który w okresie rozliczeniowym będzie wystawiał wyłącznie faktury o strukturze XML, będzie mógł liczyć na szybszy zwrot VAT.
Faktury ustrukturyzowane - kiedy jest to obowiązkowe?
Przedsiębiorca od stycznia 2022 r. ma możliwość korzystania z e-faktur, tradycyjnego fakturowania elektronicznego lub faktur ustrukturyzowanych. Ministerstwo Finansów chce, aby trzecia opcja była obowiązkowa dla wszystkich podatników do 2023 roku. Producenci oprogramowania będą teraz musieli zintegrować swoje systemy finansowo-księgowe z platformami rządowymi. Podatnicy, którzy korzystają z przestarzałych lub niestandardowych rozwiązań, będą musieli zakupić odpowiedni program.
Mimo że taka możliwość została wprowadzona przez Ministerstwo Finansów 1 stycznia 2022 r., nie ma gotowych rozwiązań.
