Problem przepływu dokumentów w firmie często traktowany jest z przymrużeniem oka. Dopiero gdy pojawia się problem, uświadamiamy sobie, jak ważna była ta zagubiona faktura. Jak zadbać o porządek? Sprawdź nasz najnowszy artykuł.
Jakie dokumenty mogą być w obiegu w firmie?
O ile nie jest to problem dla przedsiębiorców, którzy prowadzą małą firmę, o tyle może być kłopotliwe dla dużych firm, które mają wielu kontrahentów lub duże firmy.
Wiele dokumentów może być ważnych dla firmy. Dokumenty te mogą się różnić w zależności od profilu firmy.
- Faktury VAT i ich korekty
Raporty kasowe
- Potwierdzenia płatności
Wnioski o urlop
- Rachunki za podróże służbowe
- umowy;
- Zlecenia zakupu
- Poczta przychodząca
- Protokoły doręczeń i odbioru
- i inne.
Ustawa o VAT z 2014 r. wprowadziła definicję e-faktury. Znacznie ułatwiło to ich drukowanie, wysyłanie i odbieranie.
Oczywiste jest, że e-faktura może zostać "pomylona", dlatego warto zadbać o właściwy obieg dokumentów, aby uniknąć takich sytuacji.
Jaki jest przepływ dokumentów w firmie?
W zależności od rodzaju, dokumenty trafiają do odpowiedniej jednostki w firmie. Ta się nimi opiekuje.
Odebrane przesyłki pocztowe i kurierskie oraz dokumenty z nimi związane "lądują w sekretariacie" lub administracji. Dział księgowości zarządza fakturami za zakupiony sprzęt biurowy. Jak odbywa się ich obieg?
Proces ten można opisać w czterech punktach.
Zamawianie
Rejestr ;
- Klasyfikacja; Archiwizacja
Każda firma decyduje o tym, jak ten proces będzie wyglądał. Jego wygląd nie jest wymagany przez prawo. Powinien on być jasny dla każdego pracownika.
Co powinno znaleźć się w takiej instrukcji? Do kogo powinna być skierowana?
Powinna być wysłana do wszystkich pracowników, którzy mogą być odbiorcami dokumentów. Instrukcje powinny zawierać informacje o tym, jakiego rodzaju dokumenty powinny trafiać do jakiego działu lub osoby, jak je opisywać i kiedy należy je dostarczać.
Niektóre dokumenty, np. faktury o dużej wartości, wymagają podpisu przełożonego. Szczegóły te powinny być uwzględnione w instrukcjach obiegu dokumentów.
Instrukcja może również zawierać część dotyczącą odpowiedzialności pracownika za określone dokumenty.
Jak wyglądałby przykładowy obieg dokumentów?
Choć teoria jest teorią, jak wygląda przykładowy obieg dokumentów? Przyjrzyjmy się kilku przykładom.
Wyślij wniosek:
- Pracownik składa wniosek o urlop.
- Zatwierdzenie przez przełożonego lub kierownika działu;
- Przesłanie wniosku do działu kadr.
Faktura Vat za wydatki:
- Pracownik musi zaakceptować fakturę.
- Opis faktury zgodnie z instrukcją
- Akceptacja faktury przez przełożonego/menedżera (w zależności od ustaleń w firmie).
- Księgowość akceptuje fakturę
- Zapłata za fakturę, zmiana statusu na "zapłacono".
- Archiwizacja faktury.
Choć obieg dokumentów wydaje się prosty, może być skomplikowany, jeśli w firmie jest wiele jednostek, a tylko jeden dział zajmuje się dokumentami.
Firmy mogą wykorzystać wewnętrzne systemy i programy do usystematyzowania obiegu dokumentów. Poszczególne dokumenty są następnie skanowane i wprowadzane do systemu, w którym krążą.
Od 2009 r. wiele dokumentów, takich jak wyciągi bankowe, deklaracje podatkowe, polecenia księgowania i inne dokumenty finansowe, można przechowywać w formie elektronicznej. Po zatwierdzeniu sprawozdań finansowych można przechowywać ich wersje elektroniczne. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów procesy te staną się łatwiejsze.
Bez względu na to, czy obieg dokumentów w firmie jest papierowy czy elektroniczny, ważne jest usystematyzowanie i wdrożenie procedur. Nikt nie chce powodować problemów w dziale księgowości ani tworzyć zaległości w zakresie faktur i innych dokumentów.
