Sprawozdanie zarządu z działalności spółki jest ważnym dokumentem. Często jest ono mylone ze sprawozdaniem zarządu z działalności lub sprawozdaniem finansowym. W tym wpisie pokażę, jak sporządza się takie sprawozdania i kto jest do tego zobowiązany. Serdecznie zapraszam!
Co to jest sprawozdanie z działalności?
Sprawozdanie z działalności to nic innego jak sprawozdanie z działalności przedsiębiorcy, bez względu na jego formę prawną. Obejmuje ono upadłość, likwidację i wszelkie inne zdarzenia, które przerywają rok obrotowy, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej, np.
O ważności tego dokumentu świadczy np. art. 4a ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Są to:
Kierownik jednostki oraz członkowie rad nadzorczych lub innych organów nadzorujących są odpowiedzialni za zapewnienie zgodności sprawozdań z działalności jednostki z przepisami prawa. Kierownik jednostki oraz członkowie jej rady nadzorczej lub innych organów nadzorujących ponoszą solidarną odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem naruszającym ten obowiązek.
Nie należy go mylić ani ze sprawozdaniem finansowym, ani ze sprawozdaniem z działalności zarządu jednostki.
Kto jest odpowiedzialny za przygotowanie sprawozdania z działalności?
Jednostki wymienione w artykule 49.1 muszą sporządzać sprawozdania z działalności. Należą do nich m.in:
- spółki kapitałowe;
- spółki komandytowo-akcyjne
- przedsiębiorstwa państwowe;
- spółki jawne i komandytowe. Do wszystkich wspólników z nieograniczoną odpowiedzialnością zalicza się korporacje, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych krajów o podobnej do nich formie prawnej.
- Specjalistyczne otwarte i zamknięte fundusze inwestycyjne oraz alternatywne spółki inwestycyjne.
Zarządzający jednostką jest odpowiedzialny za sporządzenie sprawozdania z jej działalności.
Grupy kapitałowe mogą również sporządzać sprawozdanie z działalności. Może ono być sporządzone wraz ze sprawozdaniami zarządu jednostki dominującej jako jedno sprawozdanie.
Art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości dopuszcza możliwość niesporządzania sprawozdania z działalności, jeżeli jednostka przyjmie status jednostki mikro lub małej na podstawie uchwały organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe. Musi ono jedynie spełniać wymogi określone w art. 3 ust. 1a-1e ustawy o rachunkowości.
Należy pamiętać, że w takim przypadku jednostka mikro musi przedstawić dodatkowe informacje dotyczące nabycia udziałów własnych. Z kolei jednostka mikro musi przedstawić takie dane w:
Informacji dodatkowej (jeśli jest dostępna)
- Informacji uzupełniającej do bilansu, określonej w załączniku nr 4 do ustawy (jeżeli informacja dodatkowa nie jest sporządzana).
Jaki jest termin sporządzenia sprawozdania z działalności jednostki?
Sprawozdanie z działalności musi być sporządzone łącznie z rocznym sprawozdaniem finansowym. Oznacza to, że musi ono zostać sporządzone w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego.
W jakim formacie powinno być sprawozdanie z działalności?
Wszystkie spółki, które są zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), sporządzają sprawozdanie w formie elektronicznej i opatrują je kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym.
Sprawozdanie podpisuje albo kierownik jednostki, albo - jeśli jednostka jest prowadzona przez kilka osób - wszyscy jej członkowie. Jest to zupełnie inna sytuacja niż w przypadku podpisywania sprawozdań finansowych. Te podpisuje osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Ustawa o rachunkowości nie określa struktury ani formy sprawozdań z działalności. Może być ono również napisane w formacie niestrukturalnym. Powinno być zapisane w formacie łatwo dostępnym za pomocą programu komputerowego, np. DOC lub PDF. Można je również zapisać w formie zeskanowanego dokumentu papierowego i podpisu elektronicznego.
Jakie informacje powinny znaleźć się w sprawozdaniu z działalności?
Ustawa o rachunkowości NIE określa wzoru sprawozdania z działalności. Każda jednostka jest odpowiedzialna za ich sporządzenie.
Art. 49 par. 49 par.
- Zdarzenia istotnie wpływające na działalność jednostki w ciągu roku obrotowego, a po jego zakończeniu - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego
- Przewidywany rozwój jednostki
Główne osiągnięcia w dziedzinie badań i rozwoju
Bieżąca i przewidywana sytuacja finansowa
- Udziały własne
- Oddziały lub zakłady, które są własnością jednostki
- Instrumenty finansowe narażone na ryzyko, cele jednostki oraz metody zarządzania ryzykiem finansowym. Obejmuje to metody zabezpieczania głównych rodzajów planowanych transakcji, które są objęte rachunkowością ubezpieczeniową.
Sprawozdanie z działalności zawiera kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) odnoszące się do działalności jednostki, a także informacje dotyczące kwestii pracowniczych lub środowiskowych, jeżeli są one istotne dla oceny rozwoju, wyników i sytuacji jednostki.
Jeżeli istnieje związek między wartościami podanymi w rocznym sprawozdaniu finansowym a informacjami zawartymi w sprawozdaniach zarządu jednostki, sprawozdanie to powinno zawierać odniesienia do tych kwot oraz dodatkowe wyjaśnienia.
Sprawozdanie z działalności przygotowane przez mikropodmiot lub małe przedsiębiorstwo może nie zawierać wskaźników efektywności oraz informacji na temat kwestii pracowniczych i środowiskowych.
W jakiej kolejności powinny być prezentowane informacje w sprawozdaniu z działalności?
Pierwszym elementem takiego sprawozdania powinno być wprowadzenie. Powinien on zawierać:
- Nazwę, formę prawną, siedzibę i adres jednostki.
- Kapitał zakładowy jednostki;
- Aktualny skład i sposób działania organu zarządzającego jednostki;
- Wszelkie zmiany, które zaszły w okresie sprawozdawczym, aż do dnia podpisania niniejszego raportu.
Opisać działalność, charakter, cechy i zasoby jednostki.
Następnie należy przedstawić długoterminową wizję jednostki. Należy określić cele jednostki oraz wszelkie związane z nimi założenia, tak aby odbiorcy mogli zrozumieć priorytety i określić zasoby niezbędne do ich osiągnięcia.
Ważne jest również przedstawienie wyników i sytuacji finansowej jednostki przy użyciu środków finansowych i niefinansowych wraz z ich opisem i analizą.
Prezentacja planów rozwoju jednostki w przyszłości jest ostatnim elementem sprawozdań z działalności. Ważne jest, aby projekcje poprzeć prognozami i innymi rodzajami przewidywań. Pozwala to na ocenę perspektyw jednostki co najwyżej na najbliższy rok.
Dane te powinny być porównywane ze sprawozdaniami finansowymi. Dobrym pomysłem jest także wskazanie celów i oczekiwań w dłuższym okresie czasu.
