Elektroniczny obieg dokumentów to sposób zarządzania najważniejszymi procesami biznesowymi w przedsiębiorstwie. Obieg dokumentów w firmie jest niezbędny dla sprawnej organizacji i oszczędności czasu dzięki automatyzacji. Umożliwia sprawną digitalizację i archiwizację dokumentów, a także przepływ informacji między klientami a firmą. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie obejmuje powtarzalne procesy, takie jak tworzenie harmonogramów pracy, rejestrowanie zmian, zatwierdzanie wydatków, zarządzanie wnioskami urlopowymi, zarządzanie wnioskami urlopowymi oraz rejestrowanie godzin pracy.
Kto może korzystać z elektronicznego obiegu dokumentów
Każda instytucja i firma ma możliwość korzystania z elektronicznego obiegu dokumentów. Dostępnych jest wiele opcji dla różnych firm, w zależności od ich wymagań, wielkości, poziomu automatyzacji i specyficznych procesów biznesowych. Ofertę można również dostosować do specyficznych potrzeb firmy. Pracownicy zdalni również skorzystają z elektronicznego obiegu dokumentów, niezależnie od miejsca, w którym się znajdują i pory dnia. Pozwala to na większą mobilność, dostęp do wszystkich danych i większe bezpieczeństwo niż przesyłanie dokumentów w formie fizycznej.
Jakie dokumenty można przechowywać na dysku wirtualnym, a jakie nie?
Na dyskach wirtualnych można przechowywać wszystkie dokumenty, jakie może posiadać firma. Na dysku wirtualnym można przechowywać wszystkie umowy, faktury i informacje o realizowanych projektach. Firmy dysponują poufnymi danymi klientów, które nie mogą być udostępniane osobom nieupoważnionym. INEA CloudPro pozwala na odpowiednie zabezpieczenie danych w chmurze, o ile jest to zgodne z wytycznymi RODO.
Dokumenty księgowe chronione
Istnieje możliwość digitalizacji i archiwizacji dokumentów, co może przede wszystkim zwiększyć ich bezpieczeństwo. Wersja papierowa, niezależnie od tego, czy znajduje się w archiwach, czy innych wyznaczonych pomieszczeniach, nie jest zabezpieczona przed kradzieżą lub zniszczeniem. Przechowywane w takiej formie poufne dane, kosztorysy czy ważne umowy łatwo mogą dostać się w niepowołane ręce. Inaczej jest w przypadku dokumentów księgowych, które są przechowywane w formie elektronicznej i prowadzone przez komputer. Ten rodzaj przechowywania danych wymaga ochrony plików oraz regularnego tworzenia i przechowywania kopii zapasowych.
Elektroniczny obieg dokumentów ma wiele zalet
Wszystkie dane mogą być przechowywane i chronione za pomocą systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Ułatwia on przepływ dokumentów w firmie i skraca czas dotarcia informacji do nadawcy. Możliwe jest łatwe wielokrotne przeglądanie i aktualizowanie dokumentów. Dzięki temu łatwiej jest skorygować błąd, który może mieć poważne konsekwencje finansowe. Elektroniczny obieg dokumentów zmniejsza zarówno nakład pracy, jak i związane z nim koszty.
Tworzenie kopii zapasowych i przechowywanie danych w chmurze
Backup to proces tworzenia kopii zapasowych danych przechowywanych na urządzeniach fizycznych lub w chmurze. Jest ona niezbędna do ochrony poufnych informacji przed utratą.
Tworzenie kopii zapasowych opiera się na zasadzie 3-2-1. Umożliwia ona zminimalizowanie ryzyka utraty danych. Oznacza to, że:
Powinieneś wykonać trzy kopie każdego pliku. Jeżeli jedna z nich zostanie utracona, np. z powodu nadpisania danych lub błędu systemu, można nadal korzystać z dwóch pozostałych kopii.
Dane powinny być przechowywane na co najmniej dwóch nośnikach. Fizyczny nośnik danych jest najbardziej narażony na uszkodzenie, dlatego warto mieć jego kopie zapasowe.
Jedna kopia danych powinna być przechowywana w innym miejscu niż pozostałe. Dobrym rozwiązaniem jest przechowywanie danych poza siedzibą firmy lub na zewnętrznym serwerze, aby zapewnić im bezpieczeństwo na wypadek kradzieży lub awarii systemu.
Co się stanie, jeśli dane z kopii zapasowej zostaną usunięte? Istnieje możliwość ich odzyskania. INEA Backup Cloud Connect pozwala odzyskać usunięte kopie zapasowe znacznie szybciej dzięki sieci WAN. Veeam Cloud Connect, metoda zabezpieczania danych opracowana przez INEA, jest bezpłatna. Chroni ona przed złośliwym oprogramowaniem i atakami hakerskimi. Opcja ta jest dostępna dla klientów INEA CloudPro - pozwala na bezpieczne przechowywanie Twoich plików w Chmurze.
Jak przechowywać dane w chmurze
Można to robić na darmowych stronach. Przedsiębiorcom zaleca się korzystanie z płatnych usług oferowanych przez firmy, które oferują usługi w chmurze dostosowane do ich potrzeb komercyjnych. INEA CloudPro oferuje przechowywanie danych w dwóch modelach rozliczeniowych. Można wybrać opcję płacenia tylko za wykorzystane zasoby lub abonament. Usługa dla firm oferuje również bezpieczeństwo i możliwość odzyskania danych w przypadku awarii systemu lub utraty plików.
Bezpieczeństwo i przechowywanie danych w chmurze
Podstawowe wymagania RODO (unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych) to odpowiednie przechowywanie danych, regularne tworzenie kopii zapasowych oraz możliwość szybkiego przywrócenia systemu po awarii. Bezpieczeństwo danych jest wymogiem dla firm. Obejmuje ono zabezpieczanie plików i baz danych, tworzenie kopii zapasowych, bezpieczny obieg dokumentów oraz tworzenie kopii zapasowych. W jaki sposób można przechowywać pliki w chmurze, aby zapewnić ich bezpieczeństwo? W jakie funkcje powinna być wyposażona chmura do przechowywania danych?
Każda firma rozważająca przechowywanie danych w chmurze powinna wziąć pod uwagę bezpieczeństwo przy wyborze usługi. Bezpieczne przechowywanie w chmurze powinno automatycznie tworzyć kopie zapasowe plików, aby pracownicy mieli do nich szybki dostęp. Wszystkie poufne dane muszą być chronione przed utratą i wyciekiem. Służy do tego szyfrowanie za pomocą protokołu SSL. Polega on na szyfrowaniu i deszyfrowaniu podczas przesyłania informacji przez Internet.
